仕事でもプライベートでもメールのやりとりには、Gmailを使っています。そこまで大量のメールを処理しているわけではないので、厳格な効率化を行っているわけではありませんが、それでも、知っておくと作業がラクになる機能があります。
Gmailを効率よく使うための設定
Gmailは、設定の仕方によって使い勝手が変わります。
すべての方に共通ではなく、ご自身に合った使い方をみつけて取り入れるのが一番ですので、「設定でここが変えられる」というポイントを知っておくことが重要になります。
Gmailの設定は、Gmailのアカウントを開くと右上にある「歯車マーク」をクリックして、リストを表示。
「設定」をクリックすると、
「設定」画面が開きます。
画面上部には、タブが配置されていて、様々な設定が可能ですが、まずは「全般」タブでできる設定をおさえておきましょう。
私が、デフォルトの設定から変更している箇所をご紹介します。
変更箇所を赤枠で囲んでいます
返信時のデフォルトの動作
メール返信時の宛先の設定です。
「全員に返信」
を選択します。
メールの相手が一人なら、問題ないのですが、複数の方と同時にやりとりする場合には、全ての方に漏れなく返信のメールを送る必要があります。
Gmailでは、受信したメールの右上にある矢印ボタンをクリックして、返信メールの画面を開くのですが、その際の宛先が、
デフォルトのままだと、メールを送信した人のアドレスだけが、入力されますが、
設定を「全員に返信」に変更すると、
宛先が「全員に返信」になります。
もちろん、デフォルトのままでもリストを表示させて「全員に返信」を選ぶことはできますが、最初から「全員に返信」に設定しておけば、その手間を省くことができます。
送信＆アーカイブ
送信後の処理の設定です。
「返信に [送信＆アーカイブ] ボタンを表示する」を選択します。
これを選んでおくと、返信画面からメールを返信する際に、
「送信＆アーカイブ」ボタンが表示されて、クリックすると、送信と同時にメールをアーカイブすることができます。
「返信したメールはアーカイブする」というルールにしている方は、送信後に、メールをアーカイブする手間がかからないので、便利です。
ここで、Gmailの「アーカイブ」について少し解説しておきます。。
「アーカイブ」は、受信トレイに保存されたメールを、非表示にする機能です。
受信トレイに保存されたメールで、すでに処理したものを「アーカイブ」しておくと、非表示になるので、受信トレイには未処理のものだけが表示されることになります。
受信トレイには、余計なメールが残らないので、受信トレイが整理され、タスク管理上も残りのタスクがはっきりすることになるので、スケジュールも立てやすくなります。
その一方で、「アーカイブ」は削除ではなく、受信トレイで非表示になっているだけなのでデータは残っていて、
検索、あるいは、左のサイドバーにある「すべてのメール」から、見返すことも可能です。
このように、アーカイブは、
「メールの整理」と「タスク管理のサポート」を行いつつ、
メール自体は削除せず保存し続けることができる、
という便利な機能です。
「返信に [送信＆アーカイブ] ボタンを表示する」で、返信と紐付けて、アーカイブを効率よく行うことができます。
送信取り消し
送信後でも、一定の時間内なら取り消しができます。
取り消せる時間は10秒、20秒、30秒、から選べますが、最大の30秒まで伸ばしています。
キーボードショートカット
Gmailでもショートカットが使えます。
ただし、便利なショートカットを使うには設定で「キーボードショートカット」をONにしておく必要があります。
具体的なショートカットの使い方については後述します。
署名
送信時に、署名をつけることもできます。
「署名」欄にご自身の署名を入力しておけばOKです。
以上が私が行っている設定です。
メールを大量に処理する必要がある方には、これ以外にも便利な機能があるのですが、新規メールの受信がそれほど多くない場合はこれくらいで十分だと思います。
Gmailのショートカット
Gmailの設定で、「キーボードショートカット」をONにしました。
せっかくですので、よくつかう操作については、ショートカットで処理するクセをつけてしまいましょう。
Gmailは毎日利用するアプリですので、その操作が効率化できれば、かなり作業負担が軽減されます。
新規作成：c 返信：r 全員に返信：a
これはよく使うショートカットです。
先ほど、「返信時のデフォルトの動作」で「全員に返信」に設定しましたが、実際にはショートカットを使う方が便利なので、こちらを使うようにしましょう。
直前の操作の取り消し : z
Excelの「Ctrl＋z」と同じですね。
直前の操作を取り消して元に戻します。
間違って、既読やアーカイブにしてしまっても、これを使えばすぐに元通りにすることができますし、
誤って送信してしまったメールも、これで取り消すことができます。
既読にする：Shift＋i
マウスで既読にするためには、「その他」のリストを表示させて、「既読にする」を選ぶ必要がありますが、
ショートカットを使えば、すばやく既読にすることができます。
全てのメールを選択：*＋a
メールがたまってきて、全てのメールを既読にする場合などは、このショートカットと先ほどの「Shift＋i」を使います。
アーカイブする：e
先ほど説明したアーカイブです。
ショートカットで操作できると効率よくメールの整理ができます。
検索ボックスに移動：/
Gmailでは、過去のメールを検索して取り出すことがよくあります。
検索ボックスへの移動をマウスで操作するのは面倒なので、このショートカットを使います。
まとめ
Gmailは設定変更やショートカットを使うことで、より便利に使うことができます。
おまけ
tofubeatsさんが、2000年ころのajapai師匠のようなテイストの曲を作ってくれて、とってもうれしいです。
同じアーティストでも、作風はどんどん変化して、好きでいられる時期が限られるのは残念ですが、”その時代”の”その曲”を楽しむことが大事なんでしょうね。
tofubeatsさん、どこかで見たい。
