メールを受信するたびに内容を確認して返信していると、作業が中断されて効率が落ちてしまいます。メールの処理は、作業の隙間にまとめてやってしまうのがオススメです。その際、受信するメールを、フィルタを使ってフォルダに振り分けておくと、優先順位に応じて効率よく処理することができます。
普段利用しているGmailの、フィルタの設定とその修正の方法です。
Gmailのフィルタ設定は簡単 アーカイブの利用で効率化がハカドリます
Gmailのフィルタ設定の方法を見ていきましょう。
「メールの自動振り分け設定」を開く
Gmailを開きます。
最初に表示されるのは受信トレイです。
受信メールは、まず、ここに保存されます。
受信トレイのメールの中で、フィルタをかけて分類したいメールにチェックを入れます。
チェックを入れると、画面上部にボタンが表示されるのを確認して下さい。
（チェックを入れる前。ボタンは３つ）
（チェックを入れた後。ボタンは７つ）
画面上部の一番右にある「その他」をクリックすると、リストが開くので、その中から「メールの自動振り分け設定」をクリック。
「メールの自動振り分け設定」画面が開きます。
フィルタの条件を設定する
画面に従ってフィルタの条件を設定します。
使えるのは、
・送信者のアドレス
・自分のアドレス（自分のアドレスに送ってきたメール）
・本文に含まれる言葉
の３つ。
画面を開いた時点で「送信者のアドレス」がフィルタとして設定されるので、それで問題がなければ、他に入力する必要はありません。
迷惑メール対策などで、フィルタの対象を広げたい場合は、「本文に含まれる言葉」で指定すると良いでしょう。
たとえば、「当選しました」など、明らかに詐欺と分かるような内容を、迷惑メールとして分類するような場合です。
「本文に含まれる言葉」を指定した場合は、「送信者のアドレス」の欄は空欄にしておきましょう。
ここに、送信者のアドレスが入力されていると、「送信者アドレス」と「本文に含まれる言葉」の両方の条件が揃わないと、フィルタが機能しないからです。
フィルタの条件が決まったら、画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。
処理の内容を決める
フィルタに該当するメールにどのような処理をするかを決めます。
画面にリストが表示されていますので、採用したい処理のところにチェックを入れます。
一般的に利用するのは、
・アドレスによってフォルダに分類する「ラベルをつける」
・迷惑メール対策として「削除する」
のどちらかになるかと思います。
「削除する」は、メールが届いた時点で削除されますので、はっきり迷惑メールと分かっているアドレスからのメールには、これを選びましょう。チェックを入れればOKです。
それに対して、「ラベルを付ける」は、アドレスごとにメールを分類して保存することができるため、
特定の相手とのやりとりを見落とすことなく、まとめてスムーズに処理するのに役立ちます。
「ラベルを付ける」を使う場合は、「ラベルを付ける」にチェックを入れて、隣にある「ラベルを選択」をクリック。
リストが開くので、「新しいラベル」をクリック。
「新しいラベル」画面が開くので、ラベルの名前を入力して、「作成」をクリックします。
元の画面に戻るので、画面下部にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れて、
「フィルタを作成」をクリックします。
すると、
左のサイドバーにラベル（ここでは「ROCK IN JAPAN FES.」）が表示されて、今後、同じ送信者から届くメールはここに集約されることになります。
新規のメールがあれば、未読分のメールの数が表示されますので、時間ができてメールを確認するときに、ラベルをチェックすれば、
誰から新しいメールが何件来ているかが分かり、まとめて処理することができます。
これが、Gmailの「自動振り分け設定」の手順です。
「自動振り分け設定」は便利ですが、時間が経つにつれて設定を変更したい、あるいは、フィルタを削除したいということがあります。
フィルタの修正、削除の方法も見ておきましょう。
フィルタの修正、削除
Gmailの画面から画面右上の歯車マークをクリックするとリストが開くので、「設定」をクリック。
「設定」画面が開くので、画面上部の「フィルタ」タブをクリック。
すると、それまでに作成したフィルタの一覧が表示されます。
内容を修正したいフィルタについて、「編集」をクリックすると、
先ほど、設定の時に表示された画面が開きますので、ここから、内容を修正することができます。
フィルタを削除したい場合は、フィルタの一覧のところから、該当するフィルタの「削除」をクリックすればOKです。
オススメのフィルタの設定は、「アーカイブ」を使い分けること
私が実際に使っている、オススメのフィルタの設定を紹介します。
それは、
「送信者のアドレスによって、アーカイブを使い分ける」
ことです。
先ほど触れた、フィルタ設定の処理の内容を決める画面のところに、
「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」という項目がありました。
これがとても便利な機能で、これにチェックを入れておくと、受信トレイに保存されることなく、直接ラベルの方にメールが保存されることになります。
つまり、フィルタをかけている送信者から新着メールが届いたとき、Gmailを開いて受信トレイを表示しても、そこには新着メールは表示されず、左サイドバーのラベルの方にだけ保存されるのです。
この機能を使って、
・取引先など、確実に対処しなければいけない相手
→「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」
をチェックしないで、必ず受信トレイにも表示させる
（もちろん、ラベルの方にも保存されます）
・情報収集のために登録しているメルマガなど
→「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」をチェック
受信トレイに表示させないで、ラベルの方にだけ保存
こうすることで、受信トレイに表示されているメールを優先的に処理すれば良い状態をつくることができるので、タスク管理にも役立ちます。
情報収集のメールは、時間に余裕があるときにだけ、ラベルを開いて見るだけにします。
まとめ
Gmailのフィルタ設定は簡単です。
設定の仕方によってタスク管理にも役立ちますので、積極的に使ってみましょう。
おまけ
お客様に向けて、会社の数字を説明するのに気をつけているのは、情報の優先順位をきめることです。
普段のタスク管理ともつながるのですが、優先順位の高い情報を、先に出して、詳しく説明するようにしています。
そして、優先順位の低い情報は、バッサリ切る。
不親切に思われるかもしれませんが、情報を役立てていただくことを考えると、多すぎる情報はかえって使いづらいと考えているからです。
