事務所用もプライベート用も、メールはGmailを使っています。非常に便利で、セキュリティにも配慮されたGmailですが、使い方に注意すべき点もあります。
Gmailは便利で使いやすいサービス
Gmailにはたくさん良い点がありますが、一つは、クラウド上でアカウントを管理しているため、デバイスを選ばずにサービスが利用できること。
PCでもスマホでも、他人のPCであっても、ネットにつなぐことができれば自分のアカウントにアクセスすることができて、メールの閲覧、作成、管理ができます。
特に、デバイスを新しくした場合でも、アプリの入れ替も設定の変更も必要なく、今まで通り使えるのは、大きなメリットです。
簡単にアカウントにアクセするできると心配になるのがセキュリティですが、アドレスとパスワードでアクセス管理をするだけでなく、普段とは違うデバイスからアクセスした場合は、不正な侵入でないかどうかの確認メールが送られてきて、注意を促します。
また、使える機能も豊富で、テンプレートを作って保存しておくこともできますし、
（テンプレートはこちらの記事で扱ってしています）
よく使う操作については、ショートカットを使うこともできて、
（ショートカットはこちらの記事で扱ってしています）
さらに、Googleカレンダーとの連携も簡単なので、作業の効率化やタスク管理の面でも非常に便利です。
このように、便利で使いやすいGmailですが、気をつけなければいけないところもあります。
それは、迷惑メール対策です。
優れているからこそ、注意が必要な迷惑メール対策
Gmailは迷惑メールへの対策も備えています。
メールの自動振り分け機能で、メールアドレスや文面に含まれる言葉などでフィルターをかけて、受信トレイに入れる前に削除することも可能ですし、
（Gmailのフィルタ設定画面。アドレスや件名だけでなく、言葉でも設定できます）
送られてきたメールの文言を判定して、迷惑メールによく使われる文面が含まれていると、自動的に迷惑メールフォルダ振り分ける機能も持っています。
ただ、この迷惑メール対策の厳格さが問題になることがあります。
というのも、特に問題のないメールであっても、勝手に迷惑メール判定されてしまうことがあり、本来なら早期に返信しなければいけないような仕事のメールまで、迷惑メールフォルダで保存されてしまう可能性があるからです。
セキュリティや迷惑メール対策は、必要不可欠な機能ですが、それが厳格に働き過ぎるために生じるデメリットです。
迷惑メールフォルダは、左サイドバーの下の方にあって気づきにくい位置にありますが、万一のことを考えて、定期的に確認するように注意しましょう。
大事なメールを見落としてしまうのは、もったいないことですからね。
まとめ
Gmailを使う時は、定期的に迷惑メールフォルダを確認する癖をつけましょう。
おまけ
セミナーを開催した後にはアンケートをお願いしているのですが、今回からGoogleドライブのGoogleフォームで作った形式のものに変えました。
作成が簡単で、アンケート結果も整理してみられるので非常に便利です。
