Wordで作成する文書にも、扱いに注意が必要なものもあります。資料を目にするメンバーに注意を促すだけでなく、Word文書の背景に「Draft」「社外秘」などの”透かし”を入れて、念を押しましょう。
扱いに注意が必要な文書
会社では、日々の簡単な業務の報告から、上司やチームメンバーへのプレゼン用のレポート、取締役会のような法律で定められた会議の場での議事録まで、
様々な文書をWordで作成します。
文書にも性質に違いがあって、たとえば、
会社全体の方針を変更する重要な決定事項、
法令に違反するような行為が発覚した場合の調査結果、
取引先の機密事項を含んだ覚書、など
「1ヶ月後に公開するけど、今はダメ」
「守秘義務があるから、この案件に関わる人だけしか見せられないよ」
といった、非常に”重い”文書や、
「まだエライ人の承認を受けてないから、正式な文書じゃないよ！」
と言った、作成途中の文書で正式なものとして扱えない文書など、
特に扱いに注意が必要なものも出てきます。
こう言った文書は、メンバーに対して扱いに注意を促すだけでなく、
”透かし”を使って文書の背景にも注意事項を表示させて、念を押すようにしましょう。
背景に「社外秘」を入れよう
Word文書の背景に「社外秘」と入れてみます。
「デザイン」タブにある、「透かし」をクリックするとリストが出てくるので、
この中から「社外秘」（２つ用意されています）をクリック。
すると、
背景に「社外秘」と入りました。
背景に「Draft」と入れてみよう
次に、この文書が正式なものでないことを注意喚起するために、背景に「Draft（下書き）」と入れてみましょう。
先ほどの「社外秘」と同様に、「デザイン」タブから「透かし」をクリックしますが、
リストの中に、「Draft」がありません。
リストにない文字は自分で作ることができます。
リストの下にある「ユーザー設定の透かし」をクリック。
「透かし」画面が開くので、「テキスト」にチェックを入れて、
「テキスト」の欄にカーソルを合わせて、「Draft」と入力して「適用」ボタンをクリック。
すると、
背景に「Draft」と入力することができました。
もちろん、テキスト欄に別の文字を入力すれば、「Draft」以外の”透かし”も入れることができます。
（実用性は別にして、こんな心の叫びも”透かし”で入れられます）
「やっぱ、やめとこ」 ”透かし”を消す
”透かし”をいれてみたものの、「ちょっと大げさかも」と思ったら消してしてしまいましょう。
「デザイン」タブから「透かし」をクリックすると、
「透かしの削除」の項目があるので、ココをクリック。
すると、
”透かし”を消すことができます。
まとめ
機密事項など取り扱いに注意が必要なWord文書については、
背景に「社外秘」や「Draft」などの”透かし”を入れて、注意を促すようにしましょう。
リストに用意されていない文字でも、「透かし」画面で入力すれば、OKです。
おまけ
今日の日本代表の試合って、ワールドカップ予選じゃなくて親善試合だったんですね。
新戦力を試すことになると思うので楽しみですね（TV中継、あるのかなぁ）。